De zomerperiode komt eraan en dat betekent dat veel werknemers hun vakantiedagen willen opnemen. Voor werkgevers is dit een goed moment om stil te staan bij de opbouw, het verval en de administratie van vakantiedagen. De regels lijken eenvoudig, maar in de praktijk gaat het regelmatig mis.
Hoe zit het met de opbouw?
Werknemers bouwen wettelijk vakantiedagen op over het aantal uren dat zij werken. De hoofdregel:
- Een werknemer heeft recht op minimaal vier keer de wekelijkse arbeidsduur per jaar
- Werkt iemand fulltime (40 uur), dan zijn dat 160 uur (20 dagen) per jaar
Dit zijn de wettelijke vakantiedagen. Daarnaast kunnen er via een cao of arbeidsovereenkomst extra dagen worden toegekend: de bovenwettelijke vakantiedagen.
Verschil tussen wettelijke en bovenwettelijke dagen
Het onderscheid is belangrijk, vooral voor de vervaltermijnen. Wettelijke vakantiedagen vervallen in principe 6 maanden na het opbouwjaar, terwijl bovenwettelijke vakantiedagen pas na 5 jaar verjaren. Let op: wettelijke dagen vervallen alleen als de werknemer ook aantoonbaar de mogelijkheid heeft gehad om ze op te nemen.
Actuele aandachtspunten
De afgelopen jaren is er meer aandacht gekomen voor de positie van werknemers. Dat heeft gevolgen voor werkgevers:
- Je hebt als werkgever een informatieplicht: je moet werknemers actief informeren over hun saldo en het risico op verval.
- Kun je niet aantonen dat je dit hebt gedaan? Dan kunnen wettelijke vakantiedagen niet zomaar vervallen.
- Bij ziekte blijft de opbouw van vakantiedagen (grotendeels) gewoon doorlopen.
Praktische tips voor ondernemers
Om problemen en discussies te voorkomen:
- Houd een actueel overzicht bij van alle opgebouwde dagen.
- Informeer medewerkers tijdig, bijvoorbeeld aan het begin van het jaar en vóór 1 juli.
- Stimuleer opname van vakantiedagen, zeker van de wettelijke uren.
- Leg afspraken over extra dagen goed vast in contracten of het personeelshandboek.
Voorkom verrassingen
Niet (tijdig) opgenomen vakantiedagen kunnen leiden tot onverwachte verplichtingen op de balans. Zeker bij uitdiensttreding kan dit financieel impact hebben.
Hulp nodig?
Twijfel je of jouw administratie van vakantiedagen op orde is? Of wil je weten wat de regels betekenen voor jouw organisatie? Van Herpt en Partners helpt je graag met inzicht en praktische oplossingen. Neem gerust contact met ons op. Samen zorgen we dat je niet voor verrassingen komt te staan.
