Door Marieke van Zeeland. Blog 4 in de serie De 6 grootste financiële valkuilen voor ondernemers.
Een medewerker die € 6.000 omzet per maand oplevert en € 4.200 kost. Dat klinkt als groei. Maar is dat ook zo?
Tussen omzet en resultaat zitten meer kosten dan alleen salaris. Denk aan begeleiding, overleg, reistijd, leegloop, software, materiaal, herstelwerk en administratie. Wie extra personeel aanneemt zonder dat goed door te rekenen, kan drukker worden zonder dat de winst meegroeit.
Meer mensen betekent niet automatisch meer winst
Personeel kan een onderneming sterker maken. Meer capaciteit, meer continuïteit en meer mogelijkheden om klanten goed te bedienen. Toch brengt een medewerker meer mee dan loonkosten alleen. Denk ook aan werkgeverslasten, pensioenpremie, verzekeringen, gereedschap, vervoer, kleding, software, begeleiding en administratie.
Daar komt nog iets bij: een nieuwe medewerker is niet vanaf dag één volledig productief. Inwerken, afstemmen en controleren kosten tijd. Wie alleen kijkt naar extra omzet, mist dus een belangrijk deel van het financiële plaatje.
De echte vraag: wat draagt iemand bij?
Een medewerker levert pas groei op wanneer de bijdrage groter is dan de totale kosten die ermee samenhangen. Stel dat een medewerker € 4.200 per maand kost, inclusief werkgeverslasten en bijkomende kosten. Gemiddeld levert die medewerker € 6.000 omzet op. Op papier blijft er dan € 1.800 over. Maar als daar € 900 aan materiaal, € 350 aan reistijd en leegloop, € 250 aan begeleiding en € 200 aan herstelwerk tegenover staat, blijft er nog € 100 over. Dan is er wel meer omzet, maar nauwelijks meer resultaat. Daarom is het belangrijk om niet alleen te kijken naar omzet per medewerker, maar naar resultaat per medewerker.
Een praktijkvoorbeeld
Een ondernemer in de zakelijke dienstverlening nam een extra medewerker aan omdat de werkdruk bleef toenemen. De omzet steeg inderdaad. Toch bleef het resultaat achter. Toen we samen naar de cijfers keken, bleek dat de nieuwe medewerker veel tijd kwijt was aan intern overleg, correcties en werkzaamheden die niet volledig konden worden doorberekend aan klanten. Ook de ondernemer zelf besteedde meer tijd aan begeleiding dan vooraf was ingeschat.
De aanname was niet verkeerd. De organisatie was alleen nog niet ingericht om deze extra capaciteit goed te benutten. Door werkzaamheden beter te verdelen, tarieven aan te passen en scherper te sturen op declarabele uren verbeterde het rendement.
Groei vraagt om andere stuurinformatie
Een onderneming met personeel vraagt om andere stuurinformatie dan een onderneming zonder personeel. Waar je als zelfstandig ondernemer vooral kijkt naar omzet, kosten en winst, wordt bij personeel ook productiviteit belangrijk. Niet als controle op medewerkers, maar als hulpmiddel om te zien of werkzaamheden goed zijn georganiseerd en voldoende opleveren. Vragen die daarbij helpen zijn:
- Hoeveel declarabele uren maakt een medewerker gemiddeld?
- Welke werkzaamheden leveren te weinig op?
- Hoeveel tijd gaat op aan overleg, herstelwerk of wachten?
- Zijn tarieven afgestemd op de gestegen kosten?
- Welke taken horen niet meer bij de ondernemer zelf?
Met deze informatie kun je beter beslissen over planning, tarieven, werkverdeling en verdere groei.
Meer personeel kan ook minder ruimte geven
Dat klinkt tegenstrijdig, maar het gebeurt vaker dan ondernemers vooraf verwachten. Een extra medewerker kan tijdelijk zorgen voor meer druk op de ondernemer. Denk aan begeleiding, kwaliteitscontrole, vragen van klanten en aansturing van de planning. Als die tijd niet wordt meegerekend, lijkt de groei mooier dan zij werkelijk is. Daarom is het belangrijk om vooraf te bepalen wat er nodig is om iemand rendabel te laten werken. Niet alleen qua omzet, maar ook qua structuur.
Reken groei vooraf door
Bij Van Herpt en Partners kijken we graag mee naar de financiële kant van groei. Niet om uitbreiding af te remmen, maar om te zorgen dat groei ook echt iets oplevert. Daarbij kijken we naar loonkosten, productiviteit, marges, tarieven en verschillende scenario’s. Zo wordt duidelijk wat extra personeel betekent voor de winst, de werkdruk en de financiële ruimte van de onderneming.
Wil je weten of extra personeel jouw onderneming echt verder helpt? We rekenen graag met je mee.
In de volgende blog uit deze serie gaan we in op een onderwerp dat veel ondernemers voor zich uitschuiven: hoe zorg je ervoor dat er later voldoende vermogen beschikbaar is voor je pensioen?
