Door Kirsten Bullens. Blog 3 in de serie De 6 grootste financiële valkuilen voor ondernemers.
Sommige opdrachten voelen als een succes voordat ze zijn begonnen. De klant is enthousiast. De order is binnen. De agenda raakt gevuld. Op papier lijkt alles te kloppen. Toch blijkt achteraf regelmatig dat een opdracht veel minder oplevert dan verwacht. Niet omdat er iets misging, maar omdat vooraf onvoldoende zicht was op de werkelijke kosten en benodigde tijd.
In de vorige blog ging het over het verschil tussen omzet en rendement. In deze blog zoomen we verder in op één vraag: “Weet je eigenlijk wat je per opdracht verdient?” Dat blijkt lastiger te beantwoorden dan veel ondernemers denken. Zeker bij groeiende ondernemers zien we vaak dat opdrachten vooral worden beoordeeld op omzet, planning en klantrelatie. Pas later komt de vraag wat het werk werkelijk heeft opgeleverd.
Ondernemers weten vaak precies wat ze factureren. Maar wanneer we doorvragen naar uren, inkoopkosten, reistijd, voorbereiding, garantie, nazorg en indirecte kosten ontstaat regelmatig een ander beeld. Juist daar wordt winst gemaakt of verloren.
Waarom marges ongemerkt onder druk komen te staan
De afgelopen jaren zijn veel kosten gestegen. Denk aan lonen, brandstof, energie, software en materialen. Tegelijkertijd blijven verkoopprijzen vaak langer gelijk dan verstandig is. Dat gebeurt niet uit onwil. Veel ondernemers zijn bang klanten kwijt te raken of vinden het lastig om prijsverhogingen door te voeren. Daardoor kan een opdracht die eerder gezond was, inmiddels veel minder opleveren. Dat proces verloopt meestal geleidelijk. Juist daarom valt het vaak pas laat op.
Een praktijkvoorbeeld
Een ondernemer in de technische dienstverlening werkte voor een vaste klant tegen tarieven die enkele jaren eerder waren afgesproken. De samenwerking verliep prettig en er was volop werk. Op het eerste gezicht leek er geen reden om iets te veranderen.
Toen we de cijfers analyseerden, bleek dat de loonkosten en overige bedrijfskosten in de tussentijd aanzienlijk waren gestegen. De opdrachten waren nog steeds winstgevend, maar leverden per uur steeds minder op. Na een gesprek met de klant werden de tarieven aangepast. Tot verrassing van de ondernemer werd dat zonder discussie geaccepteerd. Het resultaat? Dezelfde werkzaamheden zorgden voor een beter rendement.
Reken niet alleen met omzet
Een opdracht van € 2.500 lijkt aantrekkelijk. Maar stel dat daar € 900 aan inkoopkosten, € 750 aan uren, € 250 aan indirecte kosten en € 150 aan reis- en voorbereidingstijd tegenover staan. Dan blijft er geen € 2.500 over, maar € 450.
Dat is geen probleem als je daar vooraf rekening mee hebt gehouden. Het wordt wel een risico wanneer dit pas achteraf duidelijk wordt. Daarom is het verstandig om niet alleen vooraf te calculeren, maar ook achteraf te controleren. Een voorcalculatie helpt om een goede prijs te bepalen. Een nacalculatie laat zien of de opdracht werkelijk heeft opgeleverd wat je verwachtte.
Niet iedere klant draagt evenveel bij aan het resultaat
Een opvallende conclusie uit veel financiële analyses is dat drukke klanten niet automatisch de meest winstgevende klanten zijn. Sommige opdrachten vragen veel overleg, extra service, spoedwerk of correctierondes. Andere projecten verlopen efficiënt en leveren relatief weinig belasting voor de organisatie op. Daarom is het waardevol om regelmatig te kijken naar:
- de winstgevendheid per klant;
- de winstgevendheid per dienst;
- de verhouding tussen bestede tijd en opbrengst;
- terugkerende kosten die aan opdrachten verbonden zijn;
- prijsontwikkelingen binnen de markt.
Wanneer heb je voor het laatst naar je tarieven gekeken?
Veel ondernemers kunnen direct vertellen hoeveel hun tarieven zijn. Minder ondernemers weten wanneer zij die tarieven voor het laatst kritisch hebben beoordeeld. Dat is opvallend. Vrijwel alle kosten veranderen in de loop der tijd, terwijl verkoopprijzen soms jarenlang hetzelfde blijven. Een jaarlijkse controle van tarieven, marges en kostenstructuur helpt om tijdig bij te sturen.
Van druk naar doelgericht
Succesvol ondernemen draait niet alleen om voldoende werk binnenhalen. Uiteindelijk gaat het erom dat het werk ook voldoende oplevert. Bij Van Herpt en Partners kijken we daarom graag verder dan omzetcijfers alleen. Door inzicht te krijgen in marges, kosten, voorcalculatie en nacalculatie ontstaat een beter beeld van de financiële gezondheid van een onderneming. Wil je weten welke klanten, opdrachten of diensten jouw resultaat echt versterken? We kijken graag met je mee.
In de volgende blog uit deze serie gaan we in op een vraag waar veel groeiende ondernemers tegenaan lopen: werk jij nog aan je onderneming, of ben je vooral bezig in je onderneming?
